Stellen Sie sich vor, ein Bürger möchte einen Anwohnerparkausweis beantragen. Ein einfacher Vorgang – doch in vielen Behörden ist der Prozess nach wie vor papierbasiert und mit unnötigem Aufwand verbunden:
Vorher – Antrag mit Medienbruch:
- Der Antrag steht als PDF auf der Website zur Verfügung.
- Der Bürger muss das Formular herunterladen, ausdrucken und ausfüllen.
- Dann muss er den Antrag samt Kopie des Fahrzeugscheins entweder per Post schicken, persönlich vorbeibringen oder einscannen und per E-Mail versenden.
- In der Behörde wird der Antrag ausgedruckt und manuell in ein Fachverfahren oder eine Excel-Tabelle übertragen.
- Rückfragen (z. B. wegen fehlender Unterlagen) verzögern die Bearbeitung.
- Die Bearbeitungszeit verlängert sich – der Bürger muss warten oder sogar persönlich nachfragen.
Typische Probleme dabei:
- Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail und internen Systemen
- Lange Bearbeitungszeiten und Mehraufwand für Mitarbeitende
- Erhöhte Fehlerquote durch manuelle Dateneingabe
- Frustrierte Bürger bei Unklarheiten oder fehlenden Rückmeldungen
Nachher – moderner, digitaler Ablauf mit Online-Formular:
- Der Bürger besucht die Website der Behörde und findet dort ein nutzerfreundliches Online-Formular.
- Alle Pflichtfelder sind logisch angeordnet und leicht verständlich – auch mobil.
- Der Fahrzeugschein kann direkt im Formular als Foto oder PDF hochgeladen werden.
- Eine automatische Prüfung verhindert fehlerhafte oder unvollständige Eingaben.
- Nach dem Absenden wird der Antrag automatisch in das zuständige Fachsystem übertragen oder als strukturierte E-Mail mit Anhang an den richtigen Sachbearbeiter weitergeleitet.
- Der Bürger erhält direkt eine Eingangsbestätigung und – optional – eine Referenznummer zur Nachverfolgung.
- Mitarbeitende in der Behörde können sofort mit der Bearbeitung beginnen – ohne Ausdruck, ohne Nachfragen, ohne Zeitverlust.
Ergebnisse:
- Schnellerer und zuverlässigerer Antragsprozess
- Kein Medienbruch – von der Eingabe bis zur Bearbeitung digital
- Geringerer Aufwand für Bürger und Verwaltung
- Klare Kommunikationswege und automatisierte Rückmeldungen
- Mehr Bürgerzufriedenheit und besseres Image der Behörde
Solche digitalen Formulare entlasten nicht nur die Sachbearbeitung, sondern verbessern auch die Servicequalität gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern erheblich. Und: Der Einstieg in diese Form der Digitalisierung ist oft einfacher und kostengünstiger, als viele Behörden annehmen.